গৃহায়ন ও গণপূর্ত মন্ত্রণালয়ের পুরোনো নথিতে থাকা ক্ষমতাচ্যুত আওয়ামী লীগ সরকারের সময়কার ছবি ও লোগোসম্বলিত নথি কাভার পরিবর্তন করে নতুন নথি কাভার ব্যবহারের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। একই সঙ্গে দাপ্তরিক গোপনীয়তা নিশ্চিত করা, ডিজিটাল নথি নম্বর ব্যবহার করা, নতুন শাখায় সিসি ক্যামেরা স্থাপন, অডিট আপত্তি দ্রুত নিষ্পত্তি, বিভাগীয় মামলা নিষ্পত্তি এবং মন্ত্রণালয়ের সার্বিক নিরাপত্তা জোরদারে একাধিক নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।

গৃহায়ন ও গণপূর্ত মন্ত্রণালয়ের জুন মাসের অভ্যন্তরীণ সমন্বয় সভায় এসব সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। সভার কার্যবিবরণী সূত্রে এসব তথ্য জানা গেছে।

গত ২৫ জুন সকালে মন্ত্রণালয়ের সম্মেলন কক্ষে সচিব মো. নজরুল ইসলামের সভাপতিত্বে এ সভা অনুষ্ঠিত হয়।

সভায় জানানো হয়, দাপ্তরিক কাজের গোপনীয়তা এবং কম্পিউটারে সংরক্ষিত তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে পূর্ববর্তী সিদ্ধান্ত অনুযায়ী কার্যক্রম চলমান রয়েছে।

এ বিষয়ে সভায় সিদ্ধান্ত হয়, প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা-কর্মচারীদের দাপ্তরিক গোপনীয়তা নিশ্চিত করতে হবে। সচিবালয় নির্দেশমালা-২০২৪ অনুযায়ী প্রশাসনিক কর্মকর্তা নথির তত্ত্বাবধানকারী হিসেবে নথি ও পত্র আদান-প্রদানসহ সব কার্যক্রম পরিচালনা করবেন এবং নথি-পত্র আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে মুভমেন্ট রেজিস্টার বাধ্যতামূলকভাবে ব্যবহার করতে হবে।

আদালতে মূল নথি পাঠানোর ক্ষেত্রে প্রশাসনিক কর্মকর্তা নথির একটি ছায়ালিপি সংরক্ষণ করবেন এবং আদালত থেকে যথাসময়ে মূল নথি ফেরত আনার ব্যবস্থা নেবেন। এ ছাড়া সিসি ক্যামেরার মনিটরিং জোরদার করে মাসিক ফুটেজ সিডিতে সংরক্ষণ করতে হবে।

মন্ত্রণালয়ের সব শাখা ও অধিশাখার নথিতে সচিবালয় নির্দেশমালা-২০২৪ অনুযায়ী ডিজিটাল নথি নম্বর ব্যবহার বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। একই সঙ্গে মন্ত্রণালয়ের নিয়ন্ত্রণাধীন সব দপ্তর ও সংস্থাকেও ডিজিটাল নথি নম্বর ব্যবহারের নির্দেশ দিতে হবে।

সভায় সিদ্ধান্ত হয়, পুরোনো নথিতে থাকা বিগত সরকারের সময়কার ছবি বা লোগোযুক্ত নথি কাভার পরিবর্তন করে নতুন নথি কাভার ব্যবহার করতে হবে।

এ ছাড়া প্রশাসনিক কর্মকর্তাদের নিজ দায়িত্বে শাখাগুলোর আমানতের দায়িত্ব পালন করতে হবে এবং সব শাখার রুম খোলার তালা খোলার বিষয়টি প্রশাসন অনুবিভাগ পর্যালোচনা করবে।

সভায় জানানো হয়, নথির নিরাপত্তার স্বার্থে সব শাখায় উপযুক্ত স্থানে সিসি ক্যামেরা স্থাপনের জন্য ইতোমধ্যে নির্বাহী প্রকৌশলী, গণপূর্ত ই/এম বিভাগ-৪-এ চিঠি পাঠানো হয়েছে।

এ বিষয়ে সিদ্ধান্ত হয়, নির্বাহী প্রকৌশলী, গণপূর্ত ই/এম বিভাগ-৪-এর সঙ্গে সমন্বয় করে সংশ্লিষ্ট শাখাগুলোতে উপযুক্ত স্থানে সিসি ক্যামেরা স্থাপন করতে হবে।

সভায় অতিরিক্ত সচিব (অডিট) জানান, মন্ত্রণালয়ের অডিট আপত্তি যথাসময়ে নিষ্পত্তির জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নেওয়া হচ্ছে।

সভার সিদ্ধান্ত অনুযায়ী, অডিট আপত্তি দ্রুত নিষ্পত্তির উদ্যোগ নিতে হবে এবং পূর্ত অডিট অধিদপ্তরের সঙ্গে যোগাযোগ বাড়িয়ে অডিট আপত্তি নিষ্পত্তির হার বাড়াতে হবে। অডিটসংক্রান্ত আর্থিক দুর্নীতি চিহ্নিত করে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নিতে হবে। অডিট আপত্তি পর্যালোচনা করে দায়ী ব্যক্তিদের চিহ্নিত করার কাজকে অগ্রাধিকার দিতে হবে এবং গুরুতর অডিট আপত্তির ক্ষেত্রে আইনানুগ ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে।

অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা পরিদপ্তরকে আরও সক্রিয় ও প্রো-অ্যাকটিভভাবে দায়িত্ব পালন করতে হবে। অতিরিক্ত সচিব (অডিট)-এর নেতৃত্বে পূর্ত অডিটের সভা আয়োজনেরও সিদ্ধান্ত হয়েছে।

এ ছাড়া সব দপ্তর ও সংস্থায় মন্ত্রণালয় থেকে অডিট টিম পাঠাতে হবে এবং অডিট নিষ্পত্তির লক্ষ্যে অতিরিক্ত সচিব প্রতি ২০ দিনে একটি ক্রস প্রোগ্রাম গ্রহণ করবেন।

জাতীয় গৃহায়ন কর্তৃপক্ষ, চট্টগ্রাম উন্নয়ন কর্তৃপক্ষ এবং রাজধানী উন্নয়ন কর্তৃপক্ষে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা পরিদপ্তরের করা অডিটে কী কী আপত্তি দেওয়া হয়েছিল এবং সে অনুযায়ী কী ব্যবস্থা নেওয়া হয়েছে, সে বিষয়ে আগামী সভায় তথ্য উপস্থাপনের নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।

শৃঙ্খলা ও অভিযোগ তদন্ত বিষয়ে প্রশাসন শাখা-১ জানায়, নির্দেশনা অনুযায়ী কার্যক্রম চলছে। তবে তদন্ত প্রতিবেদন ও সুপারিশ আরও সুনির্দিষ্ট ও মানসম্মত হওয়া প্রয়োজন বলে সভায় মত দেওয়া হয়।

এ বিষয়ে সিদ্ধান্ত হয়, অনিষ্পন্ন বিভাগীয় মামলার তদন্তকারী কর্মকর্তারা মানসম্মত ও সুনির্দিষ্ট সুপারিশসহ তদন্ত প্রতিবেদন দাখিল করবেন।

মন্ত্রণালয় এবং অধীনস্থ দপ্তর ও সংস্থার বিভাগীয় মামলা নিয়েও সভায় আলোচনা হয়। সভায় সিদ্ধান্ত হয়, সব অধিশাখা ও শাখাকে মামলার সুস্পষ্ট রিপোর্ট দিতে হবে এবং দুই মাসের বেশি সময় ধরে অনিষ্পন্ন তদন্তের প্রতিবেদন জমা দিতে সংশ্লিষ্ট তদন্ত কর্মকর্তাদের তাগিদ দিতে হবে।

সভায় সিদ্ধান্ত হয়, মন্ত্রণালয় এবং দপ্তর-সংস্থার বিভাগীয় মামলাগুলো অনতিবিলম্বে নিষ্পত্তি করতে হবে। আগামী সভায় চলমান বিভাগীয় মামলার সারসংক্ষেপ উপস্থাপন করতে হবে।

এ ছাড়া এক বছরের বেশি পুরোনো এবং ছয় মাসের বেশি সময় ধরে চলমান বিভাগীয় মামলার সঠিক পরিসংখ্যান আগামী অভ্যন্তরীণ সমন্বয় সভার আগে সংশ্লিষ্ট শাখায় পাঠানোর নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।

আলোচনায় মন্ত্রণালয়ের সার্বিক নিরাপত্তা নিয়েও আলোচনা হয়। সভার সিদ্ধান্ত অনুযায়ী, মন্ত্রণালয়ের সব শাখা, অধিশাখা ও অনুবিভাগের সার্বিক নিরাপত্তা জোরদার করতে হবে। দাপ্তরিক কাজ শেষে সব বৈদ্যুতিক সুইচ বন্ধ রাখতে হবে এবং অগ্নিকাণ্ড প্রতিরোধে সবাইকে সর্বোচ্চ সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে।

একই সঙ্গে বিদ্যুৎ ও জ্বালানির ব্যবহারে সাশ্রয়ী ও দায়িত্বশীল আচরণ করার নির্দেশ দেওয়া হয়েছে। সভায় গৃহায়ন ও গণপূর্ত মন্ত্রণালয়ের সচিব মো. নজরুল ইসলাম বলেন, এসব সিদ্ধান্ত বাস্তবায়নে সকল কর্মকর্তাকে সততা, সময়ানুবর্তিতা, আন্তরিকতা ও দক্ষতার সঙ্গে দায়িত্ব পালন করতে হবে।